Fonctionnalités : devis, factures et paiements

Les fonctionnalités Refactia

Votre activité
dans un même espace.

Du premier devis au suivi des règlements, gardez le fil de votre facturation. Vos documents, vos chiffres et vos connexions se retrouvent ici.

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Préparer

Votre document
Tout commence ici

Le client, les prestations, la présentation : les principales actions de préparation sont réunies dans le même éditeur.

L’éditeur Refactia, avec les informations du vendeur et l’ajout d’un client dans le document. — ClientPrestationsDocument PDF

Créer un client pendant sa facture

Peut-on ajouter un client sans quitter son document ? Oui : ouvrez le formulaire intégré, enregistrez la fiche et poursuivez avec ce client sélectionné.

Recherche parmi les clients enregistrés
Coordonnées reprises dans le document
Recherche d'entreprise avancée via la base de données de l'INSEE

Composer et présenter ses prestations

Recherchez une prestation, créez-la depuis l’éditeur ou saisissez une ligne libre. Ajustez les quantités, prix, TVA et remises, puis organisez votre proposition.

Titres de rubriques et descriptions
Déplacement des lignes et choix des formats de colonnes
Totaux recalculés pendant la saisie

Vérifier le PDF et préparer l’e-mail

Peut-on préparer le message avec le document ? Oui : le parcours propose destinataires, objet et texte. L’aperçu PDF est accessible après enregistrement du document.

Couleur et présentation du document
PDF joint et CGV si configurées
Lien de paiement lorsque le document est éligible

Organiser

Une prestation simple
Ou tout un projet

Facture directe, devis ou commande avec acompte et solde : choisissez le parcours adapté à votre prestation.

Factures

Préparez une facture à partir de vos produits, prestations et coordonnées client. Vérifiez les lignes et les totaux avant de générer le document.

Numérotation
PDF professionnel
Gestion TVA et éco-participation

Devis

Créez des devis professionnels, suivez leur statut et convertissez-les facilement en facture une fois validés.

Statuts et suivi
Reprise du devis en facture
Personnalisation

Acomptes

Pour une commande de 1 000 € TTC avec un acompte de 30 %, préparez 300 € TTC d’acompte, puis 700 € TTC de solde. Suivez séparément les factures émises et les paiements reçus.

Plusieurs échéances
Liens de paiement
Reste à payer

Bons de commande

Rassemblez le bon de commande, les acomptes et la facture finale dans le suivi de votre commande client.

Références de commande
Statuts et suivi
Acomptes et facture finale associés

Échéanciers de règlement

Définissez les montants et dates des paiements convenus dans le parcours de commande. Retrouvez les échéances prévues et les règlements enregistrés.

Nombre de paiements et dates à choisir
Montants adaptés à l’accord avec votre client
Un échéancier ne déclenche pas de prélèvement automatique

Factures récurrentes

Préparez un modèle et choisissez sa fréquence, son départ et sa fin. Une facture récurrente déclenche-t-elle un paiement ? La génération, l’envoi configuré et l’encaissement sont des opérations distinctes.

Périodicité et fin de récurrence configurables
Mise en pause et reprise selon l’état de la série
Génération programmée et envoi par e-mail selon configuration

Un exemple, en deux temps

Votre commande

1 000 € TTC

L’acompte

300 €30 % de la commande

Le solde

700 €Le montant restant

Les factures émises et les paiements reçus se suivent séparément.

Suivre

Ce qui est payé
Ce qui reste à recevoir

Reliez vos règlements à vos factures et retrouvez les encaissements, les échéances et l’historique de chaque client.

Le tableau de bord Refactia présentant les encaissements, les devis, les montants à encaisser et les transactions. — EncaissementsMontants ouvertsÉchéances

Le paiement en ligne,
connecté à vos factures.

Lien de paiement

Après connexion et activation de Stripe, proposez un lien de paiement sur vos factures. Les retours de Stripe alimentent le suivi du règlement.

Retour du paiement associé à la facture
Moyens de paiement selon votre configuration Stripe
Choix d'envoi par email automatique

Paiement partiel

Enregistrez plusieurs règlements sur une facture et consultez le montant restant dû après chaque paiement.

Règlement d’une facture par plusieurs moyens de paiement
Suivi par facture
Solde restant visible

Suivi des paiements

Retrouvez la date, le mode de paiement et la facture concernée pour chaque règlement enregistré dans Refactia.

Envoi de reçu de paiement
Vue d’ensemble des encaissements
Historique client

Gardez le fil avec vos clients.

Les dates convenues, les règlements et les factures à relancer.

Statuts

Visualisez clairement l'avancement de chaque document, du brouillon jusqu'au paiement.

Statut clair (document envoyé, payé, en retard)
Filtrer par statut
Historique des changements

Suivi des retards

Identifiez les factures dont l’échéance est dépassée et consultez les sommes encore attendues avant de contacter le client.

Échéance de chaque facture
Montants restant à encaisser
Accès au client et à ses documents

Suivi client

Accédez à un historique complet par client pour suivre documents, paiements et retards.

Indicateur de ponctualité des paiements
Historique des documents et paiements
Accès rapide aux documents liés

Lisez votre activité.

Vos encaissements et vos dossiers, à partir des données enregistrées.

Tableau de bord

Consultez les montants facturés, encaissés et encore à recevoir, selon les documents et paiements enregistrés dans Refactia.

Indicateurs clés (CA, paiements, retards)
Filtres par période ou client
Vision synthétique et lisible

Vue de commande

Dans les commandes compatibles, visualisez les liens entre commande, factures, acomptes, échéances et paiements.

Documents du dossier reliés visuellement
Acomptes et facture de solde associés
Montants facturés et règlements suivis

Ponctualité des paiements

Repérez les retards observés dans votre historique client. Cet indicateur aide au suivi commercial ; il ne mesure pas la solvabilité externe du client.

Échéances et paiements connus de Refactia
Historique des retards observés
Indicateurs selon les données et les accès disponibles

Réutiliser

La prochaine fois
vous avez déjà une base.

Vos prestations, vos réglages et vos messages restent à portée de main. Adaptez-les au client suivant.

Brouillons et préférences

Enregistrez un brouillon pour le reprendre, réutilisez le contenu d’un document existant et gardez vos réglages habituels accessibles dans les panneaux.

Présentation, mentions et délais réutilisables
Réglages ajustables pour chaque document
Choix de rester, ouvrir ou télécharger après création

Catalogue de produits et prestations

Peut-on importer un catalogue Excel ? Oui : choisissez la feuille et faites correspondre les colonnes aux informations de vos prestations. Consultez le résultat et les lignes rejetées.

Choix de feuille et correspondance des colonnes
Produits et prestations recherchables dans l’éditeur
Libellés, descriptions, prix et catégories réutilisables

Votre adresse email d’envoi

Réutilisez vos modèles de message et adaptez les destinataires, l’objet et le texte. Connectez votre messagerie pour envoyer depuis votre adresse professionnelle autorisée.

Connexion Google
Connexion Microsoft
Connexion SMTP

Votre catalogue, prêt à resservir

Produits & prestationsExemple de catalogue3 lignes

LibelléPrix HT

Conseil90,00 €

Maintenance65,00 €

Installation120,00 €

Votre prochain documentRetrouvez une prestation. Ajustez la ligne.

Connecter

Vos factures.
Dans le bon circuit.

Préparez vos documents dans Refactia et transmettez les factures automatiquement via votre notre plateforme partenaire agréée SuperPDP.

Du document à la transmission

Vous préparez

Factur-XPDF + données XML

Vous transmettez

Retrouvez les statuts et les retours de transmission.

Découvrir SuperPDP

TVA et totaux

Vérifiez les taux appliqués, les remises et les totaux dans votre document. Les paramètres doivent correspondre à votre activité et à l’opération facturée.

Gestion des mentions légales liées à votre activité
Gestion des remises et arrondis
Gestion de l'éco participation (DEEE)

Facturation électronique

Une fois la connexion SuperPDP activée et configurée, transmettez les factures éligibles et consultez leur état de traitement dans Refactia.

Documents Factur-X : PDF et données XML pour les cas éligibles
Suivi du téléversement
Retours et erreurs de transmission

Traçabilité

Consultez les informations de suivi disponibles sur vos documents et leurs transmissions pour retrouver leur état de traitement.

Documents associés au dossier client
Statuts de traitement
Suivi des échanges SuperPDP

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