Devis, factures et paiements.
Les fonctionnalités Refactia.

Créer un client pendant sa facture

Peut-on ajouter un client sans quitter son document ? Oui : ouvrez le formulaire intégré, enregistrez la fiche et poursuivez avec ce client sélectionné.

• Recherche parmi les clients enregistrés
• Coordonnées reprises dans le document
• Recherche d’entreprise selon la disponibilité du service

Composer et présenter ses prestations

Recherchez une prestation, créez-la depuis l’éditeur ou saisissez une ligne libre. Ajustez les quantités, prix, TVA et remises, puis organisez votre proposition.

• Titres de rubriques et descriptions
• Déplacement des lignes et choix des formats de colonnes
• Totaux recalculés pendant la saisie

Vérifier le PDF et préparer l’e-mail

Peut-on préparer le message avec le document ? Oui : le parcours propose destinataires, objet et texte. L’aperçu PDF est accessible après enregistrement du document.

• Couleur et présentation du document
• PDF joint et CGV si configurées
• Lien de paiement lorsque le document est éligible

Paiement partiel

Enregistrez plusieurs règlements sur une facture et consultez le montant restant dû après chaque paiement.

• Règlement d’une facture par plusieurs moyens de paiement
• Suivi par facture
• Solde restant visible

Suivi des paiements

Retrouvez la date, le mode de paiement et la facture concernée pour chaque règlement enregistré dans Refactia.

• Envoi de reçu de paiement
• Vue d’ensemble des encaissements
• Historique client

Statuts

Visualisez clairement l'avancement de chaque document, du brouillon jusqu'au paiement.

• Statut clair (document envoyé, payé, en retard)
• Filtrer par statut
• Historique des changements

Suivi des retards

Identifiez les factures dont l’échéance est dépassée et consultez les sommes encore attendues avant de contacter le client.

• Échéance de chaque facture
• Montants restant à encaisser
• Accès au client et à ses documents

Suivi client

Accédez à un historique complet par client pour suivre documents, paiements et retards.

• Indicateur de ponctualité des paiements
• Historique des documents et paiements
• Accès rapide aux documents liés

Tableau de bord

Consultez les montants facturés, encaissés et encore à recevoir, selon les documents et paiements enregistrés dans Refactia.

• Indicateurs clés (CA, paiements, retards)
• Filtres par période ou client
• Vision synthétique et lisible

Vue de commande

Dans les commandes compatibles, visualisez les liens entre commande, factures, acomptes, échéances et paiements.

• Documents du dossier reliés visuellement
• Acomptes et facture de solde associés
• Montants facturés et règlements suivis

Ponctualité des paiements

Repérez les retards observés dans votre historique client. Cet indicateur aide au suivi commercial ; il ne mesure pas la solvabilité externe du client.

• Échéances et paiements connus de Refactia
• Historique des retards observés
• Indicateurs selon les données et les accès disponibles

Brouillons et préférences

Enregistrez un brouillon pour le reprendre, réutilisez le contenu d’un document existant et gardez vos réglages habituels accessibles dans les panneaux.

• Présentation, mentions et délais réutilisables
• Réglages ajustables pour chaque document
• Choix de rester, ouvrir ou télécharger après création

Catalogue de produits et prestations

Peut-on importer un catalogue Excel ? Oui : choisissez la feuille et faites correspondre les colonnes aux informations de vos prestations. Consultez le résultat et les lignes rejetées.

• Choix de feuille et correspondance des colonnes
• Produits et prestations recherchables dans l’éditeur
• Libellés, descriptions, prix et catégories réutilisables

Votre adresse email d’envoi

Réutilisez vos modèles de message et adaptez les destinataires, l’objet et le texte. Connectez votre messagerie pour envoyer depuis votre adresse professionnelle autorisée.

• Connexion Google
• Connexion Microsoft
• Connexion SMTP

TVA et totaux

Vérifiez les taux appliqués, les remises et les totaux dans votre document. Les paramètres doivent correspondre à votre activité et à l’opération facturée.

• Gestion des mentions légales liées à votre activité
• Gestion des remises et arrondis
• Gestion de l'éco participation (DEEE)

Traçabilité

Consultez les informations de suivi disponibles sur vos documents et leurs transmissions pour retrouver leur état de traitement.

• Documents associés au dossier client
• Statuts de traitement
• Suivi des échanges SuperPDP