Un retard de paiement peut rapidement avoir des conséquences sur la trésorerie d’une entreprise. Lorsqu’une facture arrive à échéance sans avoir été réglée, il est donc important de réagir rapidement tout en conservant une relation commerciale professionnelle avec son client.
La première étape n’est généralement pas d’engager immédiatement une procédure judiciaire. Une relance progressive permet souvent de résoudre la situation : rappel amiable, nouvelle relance, mise en demeure puis, si nécessaire, recouvrement de la créance.
Voici comment procéder lorsqu’un client ne paie pas une facture à son échéance.
Quand une facture est-elle considérée comme impayée ?
Une facture devient impayée lorsque la date limite de paiement prévue est dépassée et que le règlement n’a pas été reçu.
Dans une relation entre professionnels, la facture doit notamment indiquer la date à laquelle le paiement doit intervenir ainsi que les conditions applicables en cas de retard.
Lorsque les parties n’ont pas prévu de délai particulier, le délai de paiement entre professionnels est en principe fixé à 30 jours après la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation.
Les entreprises peuvent convenir d’autres modalités dans les limites prévues par la réglementation, notamment un délai pouvant atteindre 60 jours à compter de la date d’émission de la facture ou, sous certaines conditions, 45 jours fin de mois.
Avant de relancer : vérifiez la facture et le dossier client
Avant de contacter votre client, commencez par vérifier que l’impayé ne résulte pas simplement d’une erreur administrative.
Contrôlez notamment :
la date d’échéance de la facture ;
le montant restant à payer ;
les éventuels paiements partiels déjà reçus ;
les coordonnées du client ;
l’adresse électronique utilisée pour envoyer la facture ;
les coordonnées bancaires communiquées ;
le devis, le bon de commande ou le contrat associé ;
l’existence éventuelle d’une contestation du client.
Il arrive qu’une facture soit simplement restée bloquée dans un processus de validation interne ou qu’elle n’ait pas été transmise à la bonne personne.
Étape 1 : envoyer une première relance amiable
Quelques jours après l’échéance, une première relance simple est généralement appropriée.
Le ton peut rester cordial. L’objectif est de rappeler au client que la facture est arrivée à échéance et de lui permettre de régulariser rapidement la situation.
La relance doit idéalement rappeler :
le numéro de la facture ;
sa date d’émission ;
sa date d’échéance ;
le montant restant dû ;
les moyens de paiement disponibles.
Exemple de première relance
Objet : Rappel – facture n° FAC-2026-015 arrivée à échéance
Bonjour,
Sauf erreur de notre part, la facture n° FAC-2026-015 d’un montant de 1 200 €, arrivée à échéance le 15 septembre 2026, apparaît toujours comme non réglée.
Nous vous remercions de bien vouloir procéder à son règlement. Si celui-ci a déjà été effectué, vous pouvez naturellement ne pas tenir compte de ce message.
Cordialement.
Joindre à nouveau la facture au message facilite également son traitement par le client.
Étape 2 : effectuer une deuxième relance
Si la première relance reste sans réponse, une deuxième relance peut être envoyée quelques jours plus tard.
Cette fois, le message peut être plus ferme tout en restant professionnel.
Vous pouvez rappeler que la facture est désormais en retard et préciser que les conditions de règlement prévoient des pénalités lorsque celles-ci sont applicables.
Un appel téléphonique peut également permettre d’identifier rapidement la cause du retard : oubli, difficulté de trésorerie, problème administratif ou contestation de la prestation.
Si le client rencontre une difficulté temporaire et que vous souhaitez préserver la relation commerciale, un échéancier peut éventuellement être négocié. Il est préférable de formaliser par écrit tout nouvel accord de paiement.
Peut-on appliquer des pénalités de retard ?
Oui, dans les relations entre professionnels, les conditions de règlement doivent prévoir le taux des pénalités applicables lorsque le client paie après l’échéance.
Les pénalités commencent à courir à partir du lendemain de la date de règlement indiquée sur la facture.
Elles sont exigibles sans qu’il soit nécessaire d’envoyer au préalable une relance ou une mise en demeure.
Le taux utilisé doit respecter les règles prévues par le Code de commerce. Lorsque les parties n’ont pas prévu un autre taux conforme, le taux de référence correspond au taux appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de 10 points de pourcentage.
Un taux prévu contractuellement ne peut pas être inférieur à trois fois le taux de l’intérêt légal.
Qu’est-ce que l’indemnité forfaitaire de 40 € ?
Lorsqu’un professionnel paie en retard une facture entrant dans le champ du dispositif prévu par le Code de commerce, le créancier peut également bénéficier d’une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.
Cette indemnité est due pour chaque facture concernée par le retard et son montant doit être indiqué sur les factures ainsi que dans les conditions de règlement applicables.
Si les frais réellement engagés pour récupérer la créance dépassent 40 €, une indemnisation complémentaire peut, dans certaines situations, être demandée sur justificatifs.
Faut-il créer une nouvelle facture pour les pénalités et les 40 € ?
Lorsqu’une facture devient impayée, il ne faut pas l’annuler pour en créer une nouvelle intégrant les frais de retard.
La facture initiale reste due pour son montant d’origine. Les pénalités de retard et, lorsqu’elle est applicable, l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement viennent s’ajouter aux sommes réclamées au client.
Il n’est donc pas nécessaire d’émettre une nouvelle facture de vente uniquement pour réclamer l’indemnité forfaitaire de 40 €. Le professionnel peut faire apparaître séparément, dans sa relance ou sa mise en demeure, le montant de la facture restant dû, les pénalités calculées à la date du document et l’indemnité forfaitaire.
L’indemnité forfaitaire de 40 € n’est pas soumise à la TVA. Les intérêts correspondant au retard de paiement ne sont pas non plus soumis à la TVA lorsqu’ils constituent des intérêts moratoires.
Comment calculer les pénalités de retard ?
Les pénalités sont calculées en fonction du montant restant dû, du taux applicable et du nombre de jours de retard.
La formule généralement utilisée est la suivante :
Montant TTC dû × taux annuel des pénalités × nombre de jours de retard / 365
Par exemple, pour une facture de 2 000 € TTC avec un taux annuel de pénalités de 12 % et 30 jours de retard :
2 000 × 12 % × 30 / 365 = environ 19,73 €
Lorsque l’indemnité forfaitaire de recouvrement est applicable, elle vient s’ajouter aux pénalités calculées.
Étape 3 : envoyer une mise en demeure de payer
Lorsque les relances amiables restent sans effet, l’étape suivante consiste généralement à adresser une mise en demeure de payer.
Il ne s’agit plus simplement d’un rappel commercial. La mise en demeure demande formellement au débiteur d’exécuter son obligation de paiement dans le délai indiqué.
Le courrier peut notamment rappeler :
l’identité du créancier et du débiteur ;
le numéro et la date de la facture ;
le montant de la créance ;
la date à laquelle la facture devait être réglée ;
les précédentes relances effectuées ;
un nouveau délai précis pour procéder au règlement ;
les pénalités et indemnités légalement applicables ;
les suites envisagées en l’absence de règlement.
L’envoi par lettre recommandée avec accusé de réception est fréquemment utilisé afin de conserver une preuve de la démarche et de sa réception.
Exemple de formulation
Objet : Mise en demeure de payer la facture n° FAC-2026-015
Malgré nos précédentes relances, la facture n° FAC-2026-015, arrivée à échéance le 15 septembre 2026, demeure à ce jour impayée.
Nous vous mettons en demeure de procéder au règlement de la somme restant due dans un délai de huit jours à compter de la réception du présent courrier.
À défaut de règlement dans ce délai, nous nous réservons la possibilité d’engager les démarches nécessaires au recouvrement de cette créance.
Le délai indiqué doit être adapté à la situation et à la stratégie de recouvrement de l’entreprise.
Que faire si le client ne paie toujours pas ?
Si la mise en demeure reste sans effet, plusieurs solutions de recouvrement peuvent être envisagées.
Confier le recouvrement à un professionnel
L’entreprise peut faire appel à une société spécialisée dans le recouvrement amiable ou à un commissaire de justice.
Le professionnel mandaté prend alors contact avec le débiteur afin d’obtenir le paiement de la créance avant, le cas échéant, d’envisager une procédure judiciaire.
La procédure simplifiée pour les petites créances
Pour certaines créances dont le montant ne dépasse pas 5 000 €, une procédure simplifiée de recouvrement peut être mise en œuvre par l’intermédiaire d’un commissaire de justice.
Cette procédure permet de rechercher un accord avec le débiteur et, lorsque les conditions sont réunies, d’obtenir un titre permettant ensuite l’exécution de la créance.
L’injonction de payer
L’injonction de payer est une procédure judiciaire permettant à un créancier de demander au juge de reconnaître sa créance et d’ordonner son paiement.
Pour constituer son dossier, l’entreprise doit pouvoir fournir les documents permettant de démontrer l’existence de la créance : devis ou contrat, bon de commande, facture, preuve de livraison ou d’exécution de la prestation, échanges avec le client et relances effectuées.
Depuis le 1er septembre 2026, lorsqu’une ordonnance portant injonction de payer est rendue, elle doit être notifiée au débiteur dans un délai de trois mois conformément aux nouvelles règles applicables à cette procédure.
Le référé-provision
Lorsque l’existence de la créance n’est pas sérieusement contestable, le référé-provision peut également permettre de demander rapidement au juge le versement d’une provision sur la somme due.
Le choix de la procédure dépend notamment du montant de la créance, de sa nature, de l’identité du débiteur et de l’existence éventuelle d’une contestation.
Que faire lorsqu’un client conteste la facture ?
Une facture non réglée n’est pas toujours un simple retard de paiement. Le client peut contester le montant, la qualité de la prestation, une quantité facturée ou l’exécution du contrat.
Dans ce cas, il est important de distinguer le litige commercial du simple impayé.
Conservez tous les documents permettant d’établir ce qui avait été convenu :
devis signé ;
contrat ;
bon de commande ;
bon de livraison ;
échanges par e-mail ;
preuves de réalisation de la prestation ;
factures et avoirs éventuels.
Plus le dossier est documenté, plus il sera simple de démontrer l’existence et le montant de la créance si le désaccord persiste.
Comment éviter les factures impayées ?
Il est difficile d’éliminer totalement le risque d’impayé, mais plusieurs bonnes pratiques permettent de le réduire.
faire accepter un devis ou un contrat avant de commencer une prestation importante ;
demander un acompte lorsque cela est pertinent ;
indiquer clairement les délais et moyens de paiement ;
faire apparaître les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire lorsqu’elles sont applicables ;
envoyer les factures rapidement ;
surveiller régulièrement les échéances ;
relancer rapidement après un retard ;
conserver les preuves d’acceptation et d’exécution de la prestation.
Pour les projets importants, demander un acompte permet également de limiter le montant qui restera à récupérer une fois la prestation terminée.
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